会の趣旨をはっきりさせる
「何のためにこの講演会を実施するのか」を、誰が見てもわかりやすい言葉でまとめておいてください。
聴いた後、どうなって欲しいかのイメージを持つ
「やる気がない」｢責任感がない｣などの現状の問題点はよく伺いますが、講演会を開くことで参加者にどうなって欲しいか、将来のポジティブなイメージを持つことが大事です。
事前のミーティング
できれば、事前に直接お会いして御話を伺えれば最高です。メールやファクスなどでは伝わらない思いや感情があると思いますので。もし難しい場合は電話でも構いません(場合によっては、職場見学にいかせていただくこともあります)。
事前にアンケートを
テーマに関する質問や参加者の悩みなどを、事前にヒアリングしておくと、話す内容の的を絞りやすくなります。｢事前にこんなご質問をいただいています｣というだけで、聴く人の食いつきが違うものです。
会場のレイアウト
もしプログラム進行上の制約がなければ、長机をはずし、イスだけのレイアウトが理想です（可能なら、あえて整列させずに、バラバラにちりばめてください）。会場のセッティングひとつで、人の気持ちがほぐれ、リラックスできます（「書く台がない？」――参加者数が少なければ、書くボードを用意されても結構ですが、書きたい人は膝の上でも、手帳にでも書くものです）。
司会者のプロフィール紹介
決まりきった紹介文を読み上げるより、主催者の方の思いをその場で伝えていただくと、より聴く方の興味が湧きます。「今回、こんな思いでお呼びしました」「個人的に、この部分を皆さんに聞いてもらいたいと思います」などの個人的なメッセージは、聴衆との距離を縮めるなによりのツールです。
私のどの部分のリソースを使いたいか
できれば、ウエブのコラム、書籍などに目を通していただき、「この部分の話を聴きたい」という具体的なリクエストをいただけると、より的確なメッセージが出せます。また「こういうメッセージを伝えて欲しい」というのがありましたら、お知らせください。可能な限り、取り入れるように致します。